風とおしのよい自治会
私たちが支払う共益費がどういったことに使われているのか、何が問題なのか知っておくことが大切です。
これらの情報の公開・共有を担保していくことが、IT社会におけるわたしたちの個人の情報を守ることにつながっていくと思います。
会計は、2023年度からはソフトを作りお金の流れを管理しています。いつでも、だれでも閲覧できるよう出入金明細書と預金通帳のコピーを団らん室において公開していますのでご確認ください。
役員選出規定
アンケート結果および 2024.4.14 自治会総会において承認
会長 1名
会計 1名
階段責任者；各フロアーから1名 全部で９名、今までどおり輪番制とします。
監査は2024年度から廃止 その年の会計期４月１日から３月31日までの預金通帳の写し, 収支明細書を決算書の原本に添付することとします。
役員選出方法
- 1. 居住者のなかに役員の希望者がいれば最優先で決定します。
- 2. 現役員２名と新階段責任者があつまって、そのなかから話し合いによって役員を選出します。
- 3. どうしても決まらない場合は 新階段責任者（９名）のなかから抽選により選出します。欠席者も抽選の対象としますが、だれから見ても「特段の事情」があったり、「ちょっとムリかな」と思える人は抽選から外します。役員は階段責任者を兼務することになります。
- 4. 役員の任期は１年、ただし再任を妨げないこととします。また任期が終了した日から5年間は次の役員選出を辞退することができます。
- 5. 役員はその任期が終了した日から１年間 それぞれの役職を補佐します。前年度、会長, 会計であった人は新しく任命された会長、会計職をそれぞれ１年間、しっかりフォローすることとします。
- 6. 役員２名（会長, 会計）の活動費は 15,000円 / 年とします。
個人情報取り扱いルール
2023.4.9 自治会総会において承認
個人情報取り扱いルールを制定しました。
個人情報の取り扱いは細心の注意が必要です。ネット社会では SNS 等で一度流された個人情報はけっして削除することができません。コンピューターの弱点は「忘れない 間違わない」ことにあり、いつまでも残ってしまうからです。
自治会に保管してあった居住者の生年月日や家族構成等がわかる情報はすべて処分しています。お手元に残っている古い名簿は適切に廃棄してくださいますようお願いいたします。
居住者名簿作成ガイドライン
2022.9 月アンケート集計をふまえて作成 2023.4.9 自治会総会において承認
- 1. 例年決算書に添付される名簿には苗字のみを記載し、自治会役員２名（会長・会計）に限っては承諾があれば電話番号も記載します。
- 2. 居住者から他の居住者の電話番号を含む個人情報の問い合わせが、自治会役員にあってもお答えすることはしません。
- 3. 全居住者の氏名・電話番号が記載される防災計画書に位置付けられた名簿には、平塚市から提供される「災害対策基本法に基づく避難行動要支援者情報」を転記し、自治会役員２名が適切に管理します。その役職を離れるときはパソコンに保存されたデータを含め、確実に廃棄することとします。
災害に備えて
いつ起きてもおかしくない災害に対して、しっかりとした防災計画にのっとり訓練をつづけていくことが大切です。 アメニティ湘南平では一昨年、防災計画書を作成し、それに基づく在宅避難をメインとした訓練を実施してきましたが、今後もくりかえし計画書の見直しと訓練は必須課題です。
経費削減
2022.5.8 自治会臨時総会において取り決め 東急コミュニティ確認ずみ
- 予算の大部分を占める電気料金の以下の削減策は永続的とする。
- 空き部屋廊下灯を取り外す。
- 正面入り口、エレベーター前の蛍光管は、必要な照明量を確保しながら間引きする。
- 集会室、団らん室の水道を止める。（火災警報器等の保安設備が設置されていることから電気は止められません）
- 使用後のエレーベータ内の照明時間を短くする。またエレベーター使用後は１階に戻さずにその階に止めたままにすることで節電を図る。
- まちぐるみ大清掃日の飲み物配布を廃止する。（団らん室に保管してある災害用保存水を利用することができる）
- 80 歳お祝い金とお亡くなりになった方には少ないのですが 1,000 円です。自治会に残された個人情報はすべて廃棄いたしましたので、今年4月1日から来年3月31日までに８０歳を迎えられる方は会長にお申し出ください。
2022.11.27「３号棟話し合い」において取り決め 東急コミュニティ確認ずみ
自治会ポストは 階下3-101を利用することで行政からの郵便物、公共料金の領収書の窓口を統一しました。
1 号棟, 2 号棟の正面玄関、階段回り等の掃除当番、火・金曜日のゴミ置き場掃除当番表をゴミ置き場に設置しました。
オレンジのマグネットは 1 号棟、赤は 2 号棟、そして「ゴ」の印字のあるグリーンは週ごとのゴミ置き場掃除当番となります。
