2022年度自治会活動報告 評価と課題
情報の共有と公開、個人情報の保護
私たちが支払う共益費がどういったふうに使われているのか知る権利があります。また今、何が問題なのか知っておくことも大切です。これらの情報の公開・共有とともに、個人としての私たちの情報を守る仕組みづくりも重要になってきます。
そこで居住者名簿の作成ガイドラインとともに、法律で作成が義務付けされている個人情報取り扱いルール を策定。会計についてはソフトを作り、いつでもお金の流れを把握できるシステム化をすすめてきました。
個人情報の取り扱いは細心の注意が必要です。自治会の書類に紛れ込んでいた個人情報、生年月日や家族構成の記載があるファイルはすべて処分しました。
お手元に残っている古い名簿は適切に廃棄してくださいますようお願いいたします。
防災
大地震や土砂崩れが発生した場合でも、できる限り安全に在宅避難を続けていくことが大切になります。
そこで平塚市に相談し自治会としては初めての 「防災計画書」を作成しました。
いつ発生するかわからない災害に対して、ポストコロナのこれからは計画的な防災訓練、 防災システム作りが必須となってきます。
防災計画書
書き直したり、書き加えたりしながら、より実践的な計画書に変えていきたいと思います。
集会所改修に向けて
集会所の維持管理費は使用料のなかから捻出することになっていますが、汚損がすすみ改修には多額の費用を要します。
そこで修繕を県に「お願い」 (県営住宅管望条例第25条) することになりますが、費用は税金です。私たちにも責任が伴います。
県の使用要綱では入居者相互の親睦と共同の福祉の増進をはかる等と規定があり、また使用規定では毎月第1日曜日にみんなで清掃することになっています。さらに電気・水道代 も私たちが共益費のなかから負担することになります。
修繕をお願いするまえに「集会所をどうすれば有効に活用できるか」十分に話し合うことが必要です。
今年度2023 の課題として重点的に進めていきたいと思います。
